Videokonferenzsystem 13

Branko Rieck

Das System ermöglicht Videobesprechungen im Bundesheer mit der Klassifizierungsstufe "EINGESCHRÄNKT". Die Teilnehmer benötigen lediglich Rechner des "Sicheren Militär Netzes" (SMN). Der Einstieg über das "Dynamisch Gesicherte Militär Netz" (DGMN) oder das Internet ist ebenfalls möglich. Jedoch reduziert sich die Klassifizierungsstufe auf "OFFEN".

„Videochat und Videokonferenzen gehören zum essenziellen Tool der geschäftlichen und privaten Interaktion“ ist dem Leistungsbericht des damaligen IKT&CySihZ (IKT & Cybersicherheitszentrum) aus dem Jahr 2020 zu entnehmen. Diese Feststellung bewahrheitet sich mit einem Blick auf private Smartphones, wo der Videochat eine Standardapplikation ist.

Das Bundesheer hat Videokonferenzen bereits im Jahr 2013 zum Thema erhoben. Zuvor waren Insellösungen in einigen Bereichen vorhanden.

Mit der Inbetriebnahme von drei Videokonferenzanlagen für das MilCERT (militärisches Computer Emergency Readiness Team) im Jahr 2013 war auch die Kurzbezeichnung „VKS13“ geboren. Das System wurde bereits damals als ausfallsicheres, universelles System geplant und umgesetzt. Damals wie heute entsprach die Lösung der Firma Cisco Systems am besten den Anforderungen des Bundesheeres.

Das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort, die Bundesbeschaffungs GmbH, das Bundesrechenzentrum, das Land- und forstwirtschaftliche Rechenzentrum und das Bundeskanzleramt analysierten im Jahr 2021 die Anforderungen an eine Videokonferenzlösung für die Bundesländer. Im Abschlussbericht „IT-Konsolidierung-Videokonferenzsystem-Bund“ wurden drei Systeme gefunden, die den Schlüsselkriterien entsprachen. Bewertet wurden die folgenden Faktoren:

die Konformität zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO);
die Souveränität;
die On-Premise Möglichkeit (On-Premise Software wird im eigenen Netzwerk eines Unternehmens installiert und betrieben; Anm.);
der rasche Einsatz;
die Zukunftssicherheit;
die Interoperabilität mit dem SiBVC (Videokonferenzsystem des Bundes webrtc.sibvc.gv.at; Anm.);
die Skalierbarkeit der Nutzung im Bund;
die Unterstützung des Web-Standards WebRTC (Web Real-Time Communication; Anm.).

Das im Bundesheer seit 2013 eingesetzte System der Firma Cisco befindet sich, neben Avaya und Jitsi, erneut unter den drei gefundenen Lösungen. Damit bestätigte sich die 2013 getroffene Entscheidung des Bundesheeres auch von externer Stelle.

Zweck des VSK13

Das Videokonferenzsystem hat drei Hauptaufgaben, es dient:

als Führungsmittel;
als Mittel zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis;
als Mittel zur Risikominimierung gegen ansteckende Krankheiten.

Führungsmittel

Für den Begriff „Führungsmittel“ gibt es innerhalb und außerhalb der Bundesheeres mannigfaltige Definitionen. Die hier verwendete Definition lautet: „Führungsmittel zeigen das Führungsverhalten der Führungskräfte und werden unmittelbar eingesetzt, um die Geführten zum Führungserfolg zu bringen.“ Sie gliedern sich in prozessbezogene, informationsbezogene, aufgabenbezogene und personenbezogene Führungsmittel. Das System VKS13 fällt in die Kategorie „Informationsbezogene Führungsmittel“ und unterstützt prozessbezogene (Planung, Kontrolle) sowie aufgabenbezogene (Kooperation, Partizipation) Führungsmittel.

Im Bundesheer wird das VKS13 hauptsächlich im Verbund der Lagezentren als Führungsmittel verwendet. Anlassbezogen werden weitere Teilnehmer (z. B. Auslandskontingente) hinzugezogen. Das Feedback zeigt, dass es den Usern ein besonderes Anliegen ist, mit den Teilnehmern visuell zu kommunizieren. Damit sind Videokonferenzen den bisherigen Telefonkonferenzen überlegen, die es im System IFMIN bereits seit über 30 Jahren gibt.

Mittel zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis

Die Dislokation von Kommanden auf mehreren Standorten verursacht stundenlange Anfahrtszeiten zu einer Besprechung. So entsteht oft ein Ungleichgewicht zwischen Wichtigkeit der Besprechung und Zeitaufwand. Das verursacht nicht nur zusätzliche Reise- und Unterkunftskosten, sondern bedingt auch eine finanzielle Belastung des Bediensteten, der die Hotelrechnung auslegen muss. Das Videokonferenzsystem wirkt hier entgegen. Besprechungen können teilweise online genauso gut zu Lösungen führen und ersparen so Zeit und Geld. Das Feedback an die Steuerungsgruppe VSK13 zeigt, dass die Bediensteten den Wegfall der Reisetätigkeit als Zugewinn an Lebensqualität empfinden.

Mittel zur Risikominimierung gegen ansteckende Krankheiten

Die Verwendung von VKS13 während der COVID-19-Pandemie reduzierte die persönlichen Kontakte bei anhaltendem Workflow. Die vergangenen zwei Jahre haben gezeigt, dass Videokonferenzen Zusammenkünfte mit externen Dienststellen und Firmen unter den vorgegebenen Schutzmaßnahmen überhaupt erst ermöglicht haben.

Das Videokonferenzsystem kann mit unterschiedlichen Endgeräten wie dem Cisco Touch Control Unit, dem Laptop oder Desktop im Sicheren Militärnetz genutzt werden. Es ist interoperabel mit dem Videokonferenzsystem des Bundes. (Foto: Bundesheer)

Das Videokonferenzsystem während des zweiten Lockdowns im November 2020. (Foto: Bundesheer/Gruber)

Teilnahmevoraussetzungen

Das VKS13 bietet heute drei Möglichkeiten der Teilnahme an Videokonferenzen:

Ortsfeste und verlegbare Videokonferenz-Geräte mit spezialisierter Hardware;
SMN-Arbeitsplätze mit entsprechender Ausstattung (Kamera und Mikrofon);
Teilnehmer aus anderen Netzen (SiBVC, Internet …).

Ortsfeste und verlegbare Videokonferenzgeräte

Diese Geräte bieten umfassende Möglichkeiten. Je nach Ausstattung können ein oder zwei Bildschirme angeschlossen werden, um eine Trennung der Darstellung der Teilnehmer und der Präsentation zu erreichen. Es können auch je nach Gerät mehrere Videoquellen und Mikrofone installiert werden.

Der wichtigste Unterschied zu den SMN-Arbeitsplätzen ist jedoch, dass diese Anlagen zusätzlich zu SMN-Videokonferenzen auch an SIP-Videokonferenzen teilnehmen können, die von anderen Teilnehmern (Firmen, Behörden, internationalen Organisationen) gehostet werden. Dazu ist anstelle der Raumnummer die SIP-URL aus der Einladung am Touch-Panel (Bildschirm bei DX80) einzugeben. Eine SIP-URL ist im RFC 3261 definiert und sieht im Wesentlichen wie eine E-Mail Adresse aus: SIP:user@subdomain.domain.tld.

Aus Sicherheitsgründen ist eine Teilnahme an Videokonferenzen mit proprietären Systemen (z. B. Zoom, WhatsApp, Microsoft Teams) nicht möglich. Bei Bedarf können diese über die Military Domain und passende Laptops erreicht werden.

Teilnehmer im SMN

Von SMN-Arbeitsplätzen können alle vom BMLV gehosteten Videokonferenzen erreicht werden. Dazu zählen sowohl die rein internen Konferenzen, die die Konferenz-ID 58xyz führen, oder aus dem Internet erreichbare Konferenzen mit einer 15-stelligen Konferenz-ID. Dazu muss aus dem SMN oder dem SMN.mobile mit dem Edge-Browser die URL webrtc.3ve.bmlv.at aufgerufen werden.

Teilnehmer aus anderen Netzen

Teilnehmer aus anderen Netzen als dem SMN, können über eine Sicherheitsarchitektur über das Internet oder andere Gateways an Konferenzen des Ressorts teilnehmen. Bedingung ist, dass die jeweiligen Systeme die Protokolle SIP und/oder WebRTC beherrschen. Teilnehmer aus anderen Netzen erhalten mit einer Einladung eine Konferenz-ID, die sie bei ihren Geräten eingeben müssen.

Startseite des Videokonferenzsystemes des Bundes, mit dem das VKS13 interoperabel ist. (Foto: Bundesheer/RedTD)

Buchung von Videokonferenzen

Um eine Videokonferenz abhalten zu können, muss diese zuvor im MTM gebucht werden. Die buchbaren Konferenzräume sind als Ressourcen angelegt und können nach Bedarf reserviert werden. Es sind hier sowohl interne (58xyz) als auch solche, die aus anderen Netzen erreichbar sind (15-stellige Nummer), angelegt. Die 15-stelligen Konferenzräume sind jeweils nur in einem Quartal buchbar und werden dann unwiederbringlich aus dem System gelöscht.

Details zur Buchung sind den Merkblättern auf der Videokonferenz-Homepage cms.intra.bmlv.at/web/videokonferenzsysteme/ zu entnehmen.

Einwahl in eine Videokonferenz

Um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können, muss man sich in den virtuellen Konferenzraum einwählen. Das geschieht für die unterschiedlichen Teilnehmer auf jeweils eigene Art:

Teilnehmer an ortsfesten und verlegbaren Videokonferenz-Geräten mit spezialisierter Hardware wählen ausschließlich die Raumnummer (ohne eine Erweiterung) und identifizieren sich mit einem Passcode.

Teilnehmer an SMN-Arbeitsplätzen mit entsprechender Ausstattung (Kamera und Mikrofon) rufen die vorgegebene https-Seite im Intranet auf, wählen die Raumnummer (ohne eine Erweiterung) und identifizieren sich gegebenenfalls mit einem Passcode.

Teilnehmer aus anderen Netzen (SIBVC, Internet etc.) erhalten entweder einen Einladungslink und können diesen mit einem unterstützten Browser anwählen, oder sie nehmen mit der Webex-Teams Applikation teil. Solche Teilnehmer müssen die Raumnummer inklusive Erweiterung und den Domainnamen der Videokonferenzeinbindung des BMLV als SIP-URL sowie die Authentifizierung mittels Passcode eingeben.

Klassifizierte Inhalte

Innerhalb des SMN sind Videokonferenzen bis „EINGESCHRÄNKT“ zugelassen. Das gilt auch für Videokonferenzen, die unter Einhaltung der Bestimmungen für die Verwendung von SMN.mobile über diese neue Form der Einbindung abgehalten werden. Tritt jedoch auch nur ein einziger Teilnehmer über ein anderes Netz (Internet, SIBVC etc.) einer Konferenz bei (was nur bei 15-stelligen Raumnummern möglich ist; Anm.), dann ist die gesamte Konferenz nur „OFFEN“ zugelassen.

Organisation und Optimierung

Das Videokonferenz-Service wird durch eine Steuerungsgruppe organisiert. Darin sind Anwender-Vertreter (Truppe und Zentralstelle), Techniker, Betriebspersonal und die Systemverantwortliche Dienststelle (IKTS) vertreten. In dieser Gruppe werden alle anstehenden Themen konsensual besprochen und umgesetzt. Wünsche der Anwender können über diese Steuerungsgruppe (über die Anwendervertreter, siehe Videokonferenz-Homepage) eingebracht werden. Das Videokonferenz-Service ist ein systemkritisches Service und wird daher regelmäßig einem System-Update unterzogen. Dabei werden Software-Fehler behoben, neue Funktionen ausgerollt und veraltete Hardware erneuert.

Hofrat Mag. Dr. Branko Rieck; Leiter des Referates Telekommunikationsverbund in der Direktion 6 IKT & Cyber.