Weg in die Zukunft
Die Interne Kommunikation ist für Unternehmen und Organisationen ein wichtiger Baustein einer offenen Unternehmenskultur und verhindert Fehlinformationen. Eine zielgerichtete und transparente Kommunikation erlaubt nicht nur den Informations- und Wissenstransfer, sondern auch einen kontinuierlichen Dialog zwischen allen Beteiligten. Ziel ist es, ein „Wir-Gefühl“ zu erzeugen, gegenseitiges Vertrauen zu schaffen und damit eine hohe Identifikation mit dem Österreichischen Bundesheer (ÖBH) herzustellen (Corporate Identity).
Einer der wohl bekanntesten Sprüche im Österreichischen Bundesheer lautet „Ungewissheit ist der größte Feind des Soldaten“. Seit Jahren hört man jedoch immer wieder Sätze wie: „Warum muss ich diese Neuigkeit aus den Medien erfahren? Warum bekommen wir die Informationen immer als letzte?“ Allzu oft wird der Führungsgrundsatz „Informationsvorsprung“ nur in Einsatzsituationen nach außen hin berücksichtigt, um sich einen Vorteil zu verschaffen. Im Bereich der nach innen gerichteten Kommunikation ist er auf allen Führungsebenen aber jener, der häufig nicht zur Anwendung kommt, wodurch dieser Grundsatz vernachlässigt wird.
Um den Erfolg des ÖBH – die Einsatzbereitschaft – zu sichern und die Zufriedenheit der Bediensteten sowie deren Motivation und Identifikation mit dem ÖBH zu stärken, müssen diese rechtzeitig und zielgerichtet informiert werden. Informationsfluss ist jedoch keine Einbahnstraße. Jeder Ressortangehörige ist in seinem Bereich auch selbst dafür verantwortlich, sich über die verfügbaren Kanäle zu informieren und Wissen anzueignen. Dennoch stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage: Wie kann das ÖBH die Interne Kommunikation zeitgerecht, mobil und „nah am Soldaten und Mitarbeiter“ so echt und sinnvoll gestalten, um alle zu erreichen und diese auf dem „Weg in die Zukunft“ aktiv miteinbeziehen?
ÖBH als Arbeitgeber
Seit Herbst 2019 arbeitet die Abteilung Information & Öffentlichkeitsarbeit an der Verbesserung bzw. Erneuerung der Internen Kommunikation im ÖBH. Dabei ging es vorab darum herauszufiltern, was das ÖBH „ausmacht“ bzw. das Alleinstellungsmerkmal ist und was es Soldaten sowie zivilen Mitarbeitern als Arbeitgeber bietet (im Begriff „Soldaten“ sind der Milizstand und die Grundwehrdiener inkludiert). Als Ergebnis aus Erfahrungen, Gesprächen und Kommunikationsschlagwörtern der vergangenen Jahre und Jahrzehnte wurde der Leitspruch „Das Bundesheer ist UNSER HEER!“ definiert. Damit verbunden ist die Botschaft über die folgenden vier Faktoren, die das ÖBH als Arbeitgeber „einzigartig“ machen:
- Vielfalt („Ein Heer von Möglichkeiten“);
- Leidenschaft (Berufung und nicht Beruf);
- Leistung (Wir gehen in den Einsatz);
- Sinnvoll (Was wir tun, machen wir, weil es sinnvoll ist: „Wir schützen Österreich“).
Informationsziele
Die Interne Kommunikation im ÖBH muss für die Soldaten und Mitarbeiter detailliert, maßgeschneidert und rasch erfolgen, um
- aus eigenen Kanälen Informationen zu erhalten und diese auch zu verstehen, was Wertschätzung ausdrückt und die Motivation fördert,
- miteinander zu reden und sich zu vernetzen, damit Kameraden bzw. Kollegen als Informations- und Motivationsmultiplikatoren, aber auch als Korrektiv bei einer Soll-Ist-Abweichung gewonnen werden,
- Irritation oder Ungewissheit zu verhindern sowie
- aktiv zu kommunizieren, um alle Bediensteten zu motivieren, die festgelegten Organisationsziele zu erreichen und die damit verbundenen Aufträge zu erfüllen.
Vier Säulen der Internen Kommunikation
Die Interne Kommunikation im ÖBH steht auf den vier Säulen „Information“, „Dialog“, „Motivation“ und „Wissenstransfer“.
Information
In erster Linie soll die Interne Kommunikation Informationen bereitstellen und weitergeben, die für alle bzw. einen Teil der Bediensteten relevant sind. Diese Säule hat eine zentrale Bedeutung inne, da ohne sie die anderen drei Säulen nicht bestehen könnten.
Dialog
Neben der in eine Richtung abzielenden Information hat auch das Gespräch – der Dialog – seinen Platz. Schließlich sollen Soldaten und Mitarbeiter nicht nur passiv Zahlen, Daten und Fakten erhalten, sondern ebenfalls auf vermittelte Inhalte reagieren und sich auf dieser Grundlage mit ihren Vorgesetzten, Kameraden bzw. Kollegen austauschen.
Motivation
Das Heben und/oder Halten der Motivation der Bediensteten für ihre tägliche Aufgabenerfüllung ist ein wesentliches Ziel und Ergebnis einer erfolgreichen Internen Kommunikation. Durch eine transparente und effiziente Weitergabe von Informationen und ihren Hintergründen wird Wertschätzung nicht nur ausgedrückt – in letzter Instanz ist sie auch ein Instrument, um die Mitarbeiterfluktuation und damit den Wissensverlust zu vermindern.
Wissenstransfer
Zu guter Letzt darf der Aspekt des Wissenstransfers in der Unternehmens- und Organisationskommunikation nicht vernachlässigt werden. Durch das Ausscheiden von Soldaten und zivilen Mitarbeitern besteht immer die Gefahr, dass diese wichtiges Fachwissen, Know how und Erfahrungen mitnehmen, ohne diese zuvor mit Kameraden, Kollegen oder Führungskräften geteilt zu haben. Denn damit geht die Chance verloren, Anerkennung durch das Veröffentlichen und Teilen diese Kenntnisse zu erhalten. Aber gerade diese Wertschätzung könnte die Motivation der Mitarbeiter fördern und im Idealfall die Mitarbeiterfluktuation verringern.
Instrumente
Zur Umsetzung der vier Säulen können die im Bundesheer verfügbaren Instrumente – die Informationskanäle – eingesetzt werden. Diese sind bereits zahlreich vorhanden oder werden in absehbarer Zeit verfügbar sein. Um Informationen zu transportieren, gibt es die bereits vorhandenen schnellen Medien wie E-Mail (offen oder MTM), SMS (zur raschen Information für Kommandanten und Dienststellenleitern verschiedener Ebenen), das Intranet sowie den Aushang auf dem „Schwarzen Brett“. Zusätzlich sollen Truppenzeitungen, Anschlagtafeln, Tagesbefehle und andere Möglichkeiten genutzt werden. Im Bereich des Intranets wird es bis zum Ende des zweiten Quartals 2021 zu einer kompletten Erneuerung mit einem neuen Content Management System kommen, da das alte System ab Mitte des vierten Quartals 2021 nicht mehr einsatzfähig ist. Darüber hinaus spielt die Externe Kommunikation z. B. über soziale Medien eine immer wichtigere Rolle.
Um den Dialog sicherzustellen, sind erstens die Verantwortlichen für die Interne Kommunikation auf allen Ebenen (Kommandanten, Dienststellenleitern und Organe der Öffentlichkeitsarbeit) aufgerufen, diesen in ihrem Verantwortungsbereich zu fördern. Zweitens wird es im neuen Intranet ein Tool geben, das den Informationsaustausch zwischen den Ebenen sowie den Soldaten und Mitarbeitern österreichweit uneingeschränkt ermöglicht. Für Rückmeldungen, Anregungen und Ideen können E-Mails an interne.kommunikationsymbolbundesheerpunktat gerichtet werden. Zum Wissenstransfer gibt es die vorläufige Vorhabensabsicht zur Einrichtung eines für Mitarbeiter zugänglichen Wissensportals des BMLV.
Fazit
Die Verantwortung für eine erfolgreiche Interne Kommunikation liegt bei den Kommandanten, Dienststellenleitern und Öffentlichkeitsarbeitern aller Ebenen, wenngleich die Gesamtverantwortung und Koordinierung bei der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit & Kommunikation im BMLV angesiedelt ist. Ziel der nächsten Schritte ist es, die vorhandenen Instrumente schnell und rechtzeitig zu nutzen und Lösungen zu implementieren, die auf die konkreten Bedürfnisse der Bediensteten zugeschnitten sind.
Major Mag.(FH) Markus Matzhold; Leiter Interne Kommunikation in der Abteilung Info&ÖA im BMLV.
